Privacy-beleid Stichting Stadsdorp Elsrijk

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Stadsdorp Elsrijk verwerkt in beperkte mate persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Stadsdorp Elsrijk.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen, bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens, bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Stadsdorp Elsrijk persoonsgegevens?
Stadsdorp Elsrijk verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van vrijwilligers van het Openluchttheater Elsrijk, coördinatoren van clubs, en vrijwilligers. Zie de bijlage voor een specificatie van de doelgroepen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Stadsdorp Elsrijk verwerkt persoonsgegevens in Microsoft Office, de administratieve applicatie van Stadsdorp Elsrijk, en de daaraan gerelateerde applicaties. De administrateur beheert de gegevens op een laptop, met backups in de cloud en op een externe harde schijf. De penningmeester van Stadsdorp Elsrijk houdt de financiën met bijbehorende persoonsgegevens bij in e-boekhouden.nl ; van de overige bestuursleden heeft alleen de voorzitter permanent toegang.

Waarvoor verwerkt Stadsdorp Elsrijk persoonsgegevens?
Als je wilt meedoen met activiteiten van Stadsdorp Elsrijk of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger, een cursus wilt komen geven of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven.

Als je eenmaal onderdeel van activiteiten van Stadsdorp Elsrijk bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over Stadsdorp-gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie doeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over evenementen van Stadsdorp Elsrijk. Wil je niet benaderd worden? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken, bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom donaties.

Verwerkt Stadsdorp Elsrijk ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze activiteiten. Je kunt hierbij denken aan een notitie die Stadsdorp Elsrijk heeft gemaakt ten behoeve van een medische conditie van een vrijwilliger.

Stadsdorp Elsrijk controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door commissies.

Hoe gaat Stadsdorp Elsrijk met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard, en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de club of het doel waarvoor zij zijn.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Bij Stadsdorp Elsrijk kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Stadsdorp Elsrijk.
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een cursus en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Stadsdorp Elsrijk kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Stadsdorp Elsrijk gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Portretrecht foto’s.
Optredens in het Openluchttheater Elsrijk zijn openbaar en dus niet onderworpen aan portretrecht, ook niet voor bezoekers. Activiteiten van het Stadsdorp (zoals de herdenkingswandeling in mei, of natuurwandelingen door de wijk) zijn eveneens openbaar. Bij clubs en cursussen vraagt het Stadsdorp toestemming om te mogen fotograferen en de foto’s te gebruiken voor promotionele doeleinden.

Kan ik zien welke gegevens Stadsdorp Elsrijk van mij verwerkt?
Op de site van Stadsdorp Elsrijk kun je vragen om een overzicht van jouw gegevens in de administratie. Je kunt ook mailen met info@stadsdorpelsrijk.nl.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Stadsdorp Elsrijk kun je ook altijd contact opnemen met Stadsdorp Elsrijk via info@stadsdorpelsrijk.nl.

Wijzigingen privacy beleid
Stadsdorp Elsrijk behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Alle betrokkenen zullen daarover geïnformeerd worden.
Bijlage Doelbinding

Persoonsgegevens verwerken we alleen voor het doel waarvoor we deze hebben verkregen.

Vrijwilligers Openluchttheater Elsrijk

·         Persoonsgegevens: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.

·         Grondslag: Correspondentie.

·         Verwerkingen: Opvoeren, bijhouden, verwijderen.

·         Verwerkt door: Administrateur.

·         Bewaartermijn: Na vertrek vrijwilliger: 5 jaar.

·         Verwerkt in: Microsoft Office.

Toelichting: Gegevens worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om contact te kunnen blijven houden voor bijvoorbeeld reünies of jubileumvoorstellingen.

Vrijwilligers Repair Café

·         Persoonsgegevens: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.

·         Grondslag: Correspondentie.

·         Verwerkingen: Opvoeren, bijhouden, verwijderen.

·         Verwerkt door: Coördinator.

·         Bewaartermijn: Na vertrek vrijwilliger: 1 jaar.

·         Verwerkt in: Microsoft Office.

Donateurs Openluchttheater Elsrijk

·         Persoonsgegevens: Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, IBAN bankrekeningnummer

·         Grondslag: Correspondentie.

·         Verwerkingen: Opvoeren, bijhouden, verwijderen.

·         Verwerkt door: Administrateur.

·         Bewaartermijn: Na beëindiging donateurschap: 1 jaar.

·         Verwerkt in: Microsoft Office.

Relaties Stadsdorp Elsrijk

·         Persoonsgegevens: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.

·         Grondslag: Correspondentie, website http://stadsdorpelsrijk.nl/

·         Verwerkingen: Opvoeren, bijhouden, verwijderen.

·         Verwerkt door: Coördinator.

·         Bewaartermijn: Na beëindiging relatie: 1 jaar.

·         Verwerkt in: Microsoft Office.

Toelichting: relaties zijn allen die op de hoogte worden gehouden van activiteiten en publicaties van het Stadsdorp Elsrijk. Aan- en afmelding gebeurt via de website http://stadsdorpelsrijk.nl/

 

Relaties Openluchttheater Elsrijk

·         Persoonsgegevens: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, IBAN

bankrekeningnummer.

·         Grondslag: Correspondentie.

·         Verwerkingen: Opvoeren, bijhouden, verwijderen.

·         Verwerkt door: Coördinator.

·         Bewaartermijn: Na beëindiging relatie: 3 jaar.

·         Verwerkt in: Microsoft Office.

Toelichting: relaties zijn artiesten die optreden in het Openluchttheater, en hun managers of impresario’s.

Klanten Repair Café

·         Persoonsgegevens: adres, e-mailadres, leeftijd.

·         Grondslag: Inschrijfformulier.

·         Verwerkingen: Opvoeren, bijhouden, verwijderen.

·         Verwerkt door: Coördinator.

·         Bewaartermijn: 5 jaar.

·         Verwerkt in: Microsoft Office.

Toelichting: e-mailadres wordt gevraagd voor de nieuwsbrief, adres en leeftijd voor statistische gegevens.

Verzendlijsten nieuwsbrieven

Via de sites http://stadsdorpelsrijk.nl/, http://www.openluchttheaterelsrijk.nl/ en http://wijkplatformelsrijk.nl/ kunnen mensen zich abonneren op de nieuwsbrieven van Elsrijk en zich ervoor afmelden. Het bestand met mailadressen wordt beheerd door de webmaster in de applicatie MailChimp. Stadsdorp Elsrijk deelt deze verzendlijsten met niemand.